Saiba como realizar o controle de contas a pagar em seu mercado
Entenda a real importância de controlar suas contas e evite maiores problemas com prazos ou eventuais multas por atrasos
Toda empresa precisa fazer conexões com fornecedores, prestadores de serviços e outras entidades quando se trata de contratar e comprar produtos e serviços.
A base de um sistema de gerenciamento de contas a pagar bem-sucedido é começar antes de qualquer recrutamento.
Além disso, deve haver um plano financeiro sólido para identificar os produtos e serviços necessários à compra e uma pesquisa de mercado completa deve ser conduzida para garantir as opções mais econômicas.
Há, também, uma forte relação entre a gestão de contas a pagar e a receber.
Essa conexão deve garantir que capital suficiente seja coletado oportunamente e na quantia certa para cuidar das contas a pagar.
Assim, uma organização bem administrada deve ter um controle financeiro integrado que incorpore práticas eficazes de contas a pagar e a receber — este é o foco principal deste artigo.
Continue lendo para saber mais!
O que significa o controle de contas a pagar?
O controle das contas a pagar é essencial para a prosperidade de qualquer organização.
Essencialmente, é o que sugere: um sistema para lidar, organizar e liquidar as contas não pagas da empresa.
Geralmente, isso implica em qualquer compromisso monetário que a empresa assuma, tanto as despesas como os custos.
Pode parecer um processo simples: apenas organizar as contas, e diferentes métodos de pagamento, compreender as datas de vencimento, e efetuar o pagamento, certo?
A resposta é sim, mas o departamento de contas a pagar é responsável por muito mais.
Trata-se também de compreender sua condição financeira e sua capacidade de investir e assumir responsabilidades, assim como manter-se fiel ao plano financeiro que você estabeleceu.
As contas a pagar são necessárias não apenas para as tarefas diárias da empresa, mas também para o cumprimento de suas metas e objetivos.
Qual a importância do controle de contas a pagar em seu mercado?
Manter o controle das contas a pagar é uma forma de prever passivos financeiros e administrar eficientemente as finanças de uma empresa, evitando assim despesas inesperadas ao final de uma avaliação.
Entretanto, esse sistema não se trata apenas de liquidar as faturas no prazo…
Trata-se de tomar decisões mais inteligentes no caso de uma retração econômica, assim como ter dados à mão pode ajudar a orientar o negócio de uma maneira mais eficaz.
Controlar as contas a pagar também pode indicar quanto dinheiro será necessário para os próximos pagamentos.
Sem este sistema, o gerente pode não estar ciente do montante gasto em matérias-primas ou se houve despesas excessivas sob uma determinada categoria durante um determinado período.
Portanto, o objetivo principal não é apenas acompanhar o pagamento de dívidas e contas regulares.
Vantagens de realizar o controle de contas a pagar
Desenvolver e especificar operações e pessoas responsáveis pela manutenção do sistema de contas a pagar de sua empresa é extremamente vantajoso.
É uma necessidade até mesmo para os planos mais básicos de gestão empresarial.
Aqui, analisamos os principais benefícios de estruturar sua divisão de contas a pagar.
- Redução de custos desnecessários;
- Redução da incidência de multas e juros por atrasos;
- Melhor reputação no mercado;
- Otimização de tempo.
Contudo, vale ressaltar que multas pessoas não se atentam corretamente e acabam confundindo o controle de contas a pagar com o controle de contas a receber.
Para solucionar esse problema, apresentamos as diferenças a seguir…
Qual a diferença entre contas a pagar e a receber?
Geralmente, a administração do dinheiro é dividida em duas partes: contas a pagar e contas a receber.
Em muitos casos, o mesmo pessoal é responsável por ambos os aspectos.
Mas, agora, vamos ao que interessa: confira a diferença entre eles!
Contas a pagar
Contas a pagar é um termo que engloba todas as obrigações financeiras que uma empresa assumiu.
Isso pode incluir salários para funcionários, pagamentos a fornecedores, contas de eletricidade, o custo de matérias-primas ou comissões para fornecedores.
Todos os tipos de custos fixos e variáveis estão incluídos nesta definição.
Contas a receber
Por outro lado, as contas a receber são todos os pagamentos previstos para entrar em seu fluxo de caixa, incluindo transações realizadas no ponto de venda, pagamentos com cartão de crédito, dinheiro ganho por investimentos e rendas regulares, para citar alguns.
Leia mais sobre o assunto nos materiais abaixo:
Quais os erros mais frequentes no controle de contas a pagar?
Realizar esse controle, como pudemos perceber, é crucial para a administração financeira de seu mercado.
Afinal, ele é o principal fator que manterá seu negócio distante de problemas financeiros, como multas e outras irregularidades.
No entanto, é importante entender que, mesmo com todo o cuidado, é possível ocorrer falhas em meio ao controle de contas a pagar.
Listamos, abaixo, alguns dos mais comuns. Veja!
- Misturar contas do mercado com contas pessoais;
- Não possuir controle sobre o vencimento das contas;
- Desconsiderar pequenos gastos;
- Contar com verba que ainda não recebeu;
- Não contar com um sistema de controle financeiro em seu mercado.
Mas, afinal, como você pode realizar o controle de contas a pagar?
Controlar as contas a pagar é mais fácil do que você imagina.
Abaixo, listamos algumas das principais ações que podem mudar a forma sobre como organiza as finanças de seu mercado. Veja!
- Centralize informações sobre suas contas em um único lugar;
- Organize as contas conforme seus vencimentos;
- Registre suas movimentações;
- Monitore o pagamento de seus clientes;
- Faça o acompanhamento e atualização dos registros;
- Conte com sistemas para auxiliar no controle e gestão do caixa.
Além disso, contar com o suporte de pessoas capacitadas e com experiência no assunto pode ser determinante para obter um controle de contas a pagar eficiente em seu negócio.
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